どうすれば確実? 機密書類や機密データを処分する方法と注意点!

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近年、話題になる機密書類や機密データの漏洩(ろうえい)。法律では6か月以下の懲役または30万円以下の罰金と定められており、正直大した罰則ではないように思えます。そのためか、事の重大性を理解せず、適当に機密書類や機密データを処分している方も少なくありません。

しかし、実際には機密書類の出所である企業から多額の損害賠償を請求されてしまいますし、何よりも社会人としての信頼を完全に失います。機密を漏洩(ろうえい)して捕まり、裁判で争っているような人物を、一体どの企業が雇いたいと思うでしょうか。些細な気の緩みが人生を棒に振ることとなってしまうのです。

ですから、機密書類や機密データは適切に処分しなければいけません。

今回はそんな機密書類や機密データの処分方法と、その際の注意点について中心にご紹介していきます。ぜひ、最後までおつきあいくださいね。

目次

  1. 機密書類の処分方法と注意点
  2. 機密データの入ったパソコンを処分する方法
  3. 業者を選ぶ際の注意点

1.機密書類の処分方法と注意点

1-1.シュレッダーにかける

真っ先に考えられる方法と言えば、やはりシュレッダーにかけるという方法でしょう。ただし、シュレッダーの難点は性能によっては復元されることがあり得るという点です。

最近は細かい粉状にまで裁断するシュレッダーもありますが、あまり主流にはなっていません。そのため、ただ単にシュレッダーにかけてから捨てるだけだと、機密文書の重要度によっては問題が残るでしょう。

そのような場合には、スタンプローラーなどで文字を塗りつぶしてからシュレッダーにかけるようにしてください。こうすれば復元が難しくなり、さらに文字を読み取ることもできなくなります。

ただし、そうなるとやはり問題となってくるのが手間です。文書が大量にある場合はシュレッダーにかけるだけでも面倒ですし、スタンプローラーを使うならなおさらでしょう。

大量の文書を処分する際には向きません。

1-2.焼却処分する

1番確実な方法としては、やはり焼却処分ではないでしょうか。焼いてしまえば、残るのは灰だけ。復元は絶対にできません。

ただし、問題は焼却処分を個人的には行えないという点です。かつてはどの学校にも設置され、家庭用も多く流通していた焼却炉ですが、現在はダイオキシンの問題から法律で禁止されています。そのため、少ない量なら灰皿などで燃やせますが、ある程度量があるときには難しいでしょう。1枚2枚ならいざしらず、束になるほどの量がある場合は処分法としておすすめはできません。

1-3.機密文書の処分サービスを利用する

シュレッダーを使って処分するにしても焼却処分するにしても、やはりつきまとうのはその手間ですよね。大量の文書を処分するとなれば、大きな労力がかかることでしょう。

そこで、機密文書の処分を専門に行うサービスを使えばそんな手間からおさらばです。

自分以外の人に機密文書を渡すことに忌避感があるかもしれませんが、彼らはプロ。しっかりとした手順で処分してくれるでしょう。

回収された文書はリサイクル工場まで運搬され、開封されずそのまま溶解釜に投入されます。箱ごと溶解処理され、トイレットペーパーなどに生まれかわるようです。

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