どうすれば確実? 機密書類や機密データを処分する方法と注意点!

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近年、話題になる機密書類や機密データの漏洩(ろうえい)。法律では6か月以下の懲役または30万円以下の罰金と定められており、正直大した罰則ではないように思えます。そのためか、事の重大性を理解せず、適当に機密書類や機密データを処分している方も少なくありません。

しかし、実際には機密書類の出所である企業から多額の損害賠償を請求されてしまいますし、何よりも社会人としての信頼を完全に失います。機密を漏洩(ろうえい)して捕まり、裁判で争っているような人物を、一体どの企業が雇いたいと思うでしょうか。些細な気の緩みが人生を棒に振ることとなってしまうのです。

ですから、機密書類や機密データは適切に処分しなければいけません。

今回はそんな機密書類や機密データの処分方法と、その際の注意点について中心にご紹介していきます。ぜひ、最後までおつきあいくださいね。

目次

  1. 機密書類の処分方法と注意点
  2. 機密データの入ったパソコンを処分する方法
  3. 業者を選ぶ際の注意点

1.機密書類の処分方法と注意点

1-1.シュレッダーにかける

真っ先に考えられる方法と言えば、やはりシュレッダーにかけるという方法でしょう。ただし、シュレッダーの難点は性能によっては復元されることがあり得るという点です。

最近は細かい粉状にまで裁断するシュレッダーもありますが、あまり主流にはなっていません。そのため、ただ単にシュレッダーにかけてから捨てるだけだと、機密文書の重要度によっては問題が残るでしょう。

そのような場合には、スタンプローラーなどで文字を塗りつぶしてからシュレッダーにかけるようにしてください。こうすれば復元が難しくなり、さらに文字を読み取ることもできなくなります。

ただし、そうなるとやはり問題となってくるのが手間です。文書が大量にある場合はシュレッダーにかけるだけでも面倒ですし、スタンプローラーを使うならなおさらでしょう。

大量の文書を処分する際には向きません。

1-2.焼却処分する

1番確実な方法としては、やはり焼却処分ではないでしょうか。焼いてしまえば、残るのは灰だけ。復元は絶対にできません。

ただし、問題は焼却処分を個人的には行えないという点です。かつてはどの学校にも設置され、家庭用も多く流通していた焼却炉ですが、現在はダイオキシンの問題から法律で禁止されています。そのため、少ない量なら灰皿などで燃やせますが、ある程度量があるときには難しいでしょう。1枚2枚ならいざしらず、束になるほどの量がある場合は処分法としておすすめはできません。

1-3.機密文書の処分サービスを利用する

シュレッダーを使って処分するにしても焼却処分するにしても、やはりつきまとうのはその手間ですよね。大量の文書を処分するとなれば、大きな労力がかかることでしょう。

そこで、機密文書の処分を専門に行うサービスを使えばそんな手間からおさらばです。

自分以外の人に機密文書を渡すことに忌避感があるかもしれませんが、彼らはプロ。しっかりとした手順で処分してくれるでしょう。

回収された文書はリサイクル工場まで運搬され、開封されずそのまま溶解釜に投入されます。箱ごと溶解処理され、トイレットペーパーなどに生まれかわるようです。

2.機密データの入ったパソコンを処分する方法

機密データは何も書類だけではありません。書類を作るということは、当然出力する前の元データが存在します。そのデータは、当然のことながらパソコンの中に記録されているはずです。書類を処分できても、データの残ったパソコンを適当に処分すれば意味がありません。

あまりパソコンに詳しくない人はゴミ箱に入れ、その後にゴミ箱を空にすればデータが完全に消えると思っている方も少なくないでしょう。しかし、実はそれでは完全には消去されていません。それどころか、パソコンを初期化しても、実際にはデータが残ってしまっています。つまり、知識を持つものが操作すれば、簡単に復元できてしまうわけですね。

だから、詳しくないのならパソコンの処分も工夫しなければいけません。

2-1.物理的にハードディスクを破壊する

1番確実な方法は、やはりハードディスクを物理的に破壊してしまうことです。ただし、当然のことながらさまざまな難点が存在します。

まず、詳しくない人には取り外すことが難しいという点です。ならば、パソコンごと破壊すればいいと思われるかもしれません。しかし、その方法ではハードディスクをしっかりと破壊することができない可能性があるのです。それに、この方法だとパソコン自体は壊したくない場合には困ってしまいますよね。

この方法がとれるのは、ある程度パソコンの知識にある人か、パソコン本体ごとでも完全にハードディスクを破壊できる手段を持つ場合だけです。

2-2.機密情報処理サービスに依頼する

ハードディスクを自分で処理するのは、あまりパソコンに詳しくない人にはハードルが高いでしょう。やはり、1番良いのは機密情報処理サービスを行っている業者に依頼することです。特に、機密情報処理サービスを行っている不用品回収業者に頼めば、パソコンごと処分してくれるので特におすすめできますよ。

3.業者を選ぶ際の注意点

3-1.実績はあるのか

たとえば、機密情報処理サービスを日常的に行っている不用品回収業者に依頼するのと、普段はタンスなどの普通の不用品を回収するだけの業者では、やはり前者の方が信頼できます。後者の場合、ハードディスクをしっかりと処理せずに再利用してしまうかもしれません。

業者を選ぶ際には、情報処理サービスをしっかりと明記している業者を選びましょう。

3-2.料金は適切か

できるものなら安く納めたいと感じるのが人情というもの。ついつい安い業者を選びがち。しかし、何事も安かろう悪かろうです。安すぎる業者は採算をとるために、まともな処理を行っていない可能性があります。

たとえば機密文書を家庭ゴミとして捨てたり、ハードディスクを中古品として販売したりする可能性が考えられるでしょう。こうすれば、真面目にやっている業者に比べて費用が抑えられるのは当たり前。特に、無料とうたっている業者は要注意です。

もちろん、無料で回収しているからと行ってそのような行為をしているとは限りません。しかし、頭の片隅にでも覚えておくようにしておくことが大切です。そうすれば、何かあったときに対処できます。

まとめ

いかがでしたか?

今回は機密文書・機密データの処分法と、その際の注意点について中心にご紹介しました。

  1. 機密書類の処分方法と注意点
  2. 機密データの入ったパソコンを処分する方法
  3. 業者を選ぶ際の注意点

機密文書や機密データの漏洩(ろうえい)は立派な犯罪です。たとえ、そこに悪意がなかったとしても責任から逃れることはできません。今回の記事を参考に、より一層の対応を心がけるようにしましょう。

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