事務所をスムーズに片付ける手順やコツは？ 不用品の処分方法も紹介
2021/11/26
「事務所の片付けをしたいが何から手をつけたらよいのかわからない」「どうすれば効率的に片付けができるのか？」とお悩みではありませんか？ 散らかった事務所では仕事の効率が悪くなるだけでなくストレスもたまりがちです。しかし、自分の持ちものではないものもたくさんあるため、自宅と違って簡単に片付けられません。
この記事では、事務所が散らかる原因や片付ける前の準備・片付けの手順などを詳しくご紹介しましょう。
- 事務所が散らかりやすい原因は？
- 事務所を片付ける前に必要な準備
- 事務所を片付ける手順
- 事務所を片付ける際の注意点3つ
- 片付けで出た不用品の処分方法は？
- 事務所を片付ける際はパソコン処分本舗へ
- 事務所の片付けに関するよくある質問
この記事を読むことで、事務所を片付けるメリットや、不用品回収業者を選ぶ際の注意点などがわかるはずです。ぜひ参考にしてください。
1．事務所が散らかりやすい原因は？
まずは、事務所が散らかりやすい原因にはどのようなものがあるのかをご紹介しましょう。
1-1．捨ててよいものを判断するのが難しい
事務所には社員それぞれの持ちものがあります。デスク回りにあるものだけは自分の持ちものですが、そのほかの場所にあるものは勝手な判断で処分できません。「自分のものじゃないから」「勝手に捨てられないから」という理由で放置され、どんどん散らかっていくのです。自分の持ちものではないので「誰かがいつか片付けるだろう」「自分が片付ける必要はない」と思ってしまうことも、散らかりやすい原因の1つでしょう。
1-2．片付ける時間がない
業務時間内に片付けるための時間を作るのが難しいことも関係しています。仕事が忙しいと定時までに終わらせるのも難しくなるため、その上で事務所を片付けるための時間を確保するのは困難です。自分1人なら仕事を調整して片付けの時間を作ることができても、社員全員で時間を合わせるのは簡単ではありません。
1-3．書類が多い
事務所の特徴として、書類系が多いことが挙げられるでしょう。書類の管理はとても難しく、必要な書類と不要な書類が入り混じったままどんどん増えていきます。きちんと管理している時間がないのでそのまま積み上げられていき、片付けるのが大変になってしまうのです。
2．事務所を片付ける前に必要な準備
事務所の片付けを始める前にやるべき準備についてご紹介しましょう。
2-1．収納スペースの量を確認する
片付けを始める前に、収納できるスペースがどこにどのくらいあるのかを確認しておきましょう。収納スペースに入りきらない量のものを残してしまうと結局は出しっぱなしの状態になってしまいます。収納スペースに収めるのが難しい場合は倉庫を借りるなどの対処も必要になるため、事前に確認しておくのがおすすめです。
2-2．計画を立てる
事務所全体の片付けをする場合はほかの社員の協力も必要になります。自分のデスク回りを片付ける時間を各自決め、そのほかに、月に1回などの頻度で全社員が一緒に片付ける時間を作るのが理想です。全員が一緒に片付けるのが難しければ、エリアごとに担当を決めて手分けするのもよいでしょう。できれば、「〇日までに」というように日にちを決めるのがおすすめです。
2-3．不用品の処分方法を決める
事務所の片付けをすると大量の不用品が出ることが予想されるため、どうやって処分するのかをあらかじめ決めておいたほうがよいでしょう。不用品の量や大きさ・状態などによって処分方法は異なるため、慎重に検討してください。具体的な処分方法については次項以降でご紹介しているので参考にするとよいでしょう。
3．事務所を片付ける手順
では、事務所を片付ける際の手順をご紹介していきましょう。
3-1．「いるもの」と「いらないもの」に仕分けする
まずは、事務所にあるものを「いるもの」と「いらないもの」に仕分けしていきましょう。この作業が最も大変で時間がかかります。明らかなゴミや何年も使っていないもの・誰が見ても不要だと判断できるものは「いらないもの」に分類してください。自分で判断できないものについては、ひとまずまとめて保管しておきましょう。
3-2．「いらないもの」を処分する
次に、いらないものの処分方法を決めて処分していきます。処分してしまえば事務所には必要なものだけが残るため、片付けのゴールが一気に見えてくるでしょう。驚くほど事務所内がすっきりするので社員のモチベーションも上がってくるはずです。
3-3．「いるもの」を定位置にしまう
いらないものを処分できたら、残すものをしまっていきましょう。このとき、必ずすべてのものに「定位置」を決めてください。使い終わったらその場所に戻すことを習慣づければ事務所が散らかることもなくなるはずです。定位置を決める際は、できるだけ使う場所の近くや、出し入れしやすい場所にするよう心がけましょう。
4．事務所を片付ける際の注意点3つ
事務所を片付ける際には、以下の注意点を確認しておきましょう。
4-1．「いつか使うもの」は期限を設ける
事務所の片付けをしていると「いつか使う可能性があるので捨てられない」というものが必ず出てきます。「いつか使う可能性がある」ということは、「使わない可能性もある」ということです。しかし、仕事に関わるものなので使う可能性が少しでもある限り、捨てるのは勇気がいります。使う可能性が完全になくなるまでは保管しておくべきですが、いつまで保管しておくのか、期限を決めたほうがよいでしょう。半年や1年というように期限を決め、そのときまで使うことがなければ捨ててください。
4-2．決定権のある人と一緒に片付ける
捨ててよいのかわからないものが多すぎると事務所の片付けは進みません。そこで、決定権のある人と一緒に片付けをするのがおすすめです。その人が指示を出してくれれば迷うことなく仕分けができるため、スムーズに片付けが進むでしょう。
4-3．収納グッズはあとで買う
片付けをしようとして先に収納グッズを買ってしまうと失敗につながりやすいので注意してください。収納したいものの量やサイズに合わず、使わずに終わってしまう可能性があります。そのため、ある程度の仕分けが済んで、どこにどのくらい収納したいかが決まってから収納グッズを買うようにしましょう。
5．片付けで出た不用品の処分方法は？
事務所の片付けで出た不用品の処分方法には、以下のようなものがあります。
5-1．自治体に依頼する
自治体によっては事務所から出たゴミでも回収してもらえる場合があります。ただし、指定場所まで自分で持ち込む必要があるため、大量な場合はおすすめできません。自分で持ち込む場合は、事前に粗大ゴミ処理券を購入し、受付時間を確認する必要があります。
5-2．不用品回収業者を利用する
自分たちで不用品を運搬するのが難しい場合は、専門の回収業者に依頼しましょう。出張回収に対応している業者なら、指定した日時に事務所まで回収にきてくれるので大変便利です。分別やトラックへの積み込みもすべて業者がしてくれるため、手間をかけずに大量の不用品を処分できます。
5-3．買取してもらう
状態のよい不用品は買取してもらうのもおすすめです。オフィス機器や事務用品などの買取を強化している買取業者も多いので探してみるとよいでしょう。使用年数の短いものや有名メーカー品などは高価買取も期待できます。不用品の回収と買取を両方受け付けている業者もあるのでチェックしてみてください。
6．事務所を片付ける際はパソコン処分本舗へ
事務所の片付けで出た不用品の処分に迷ったときは、パソコン処分本舗をご利用ください。
6-1．パソコンや不用品を無料回収できる
パソコン処分本舗ではパソコンや液晶テレビ・スマートフォンなどの無料回収をおこなっています。回収後はメンテナンスをしてリユース品として再活用するか、分解して修理用パーツとしてリサイクルすることで利益を得ているのです。あとから高額な出張費や人件費を請求することは決してないのでご安心ください。
6-2．対象品目と同こんすれば回収費用も送料も無料に
パソコン処分本舗の宅配回収では、パソコンや液晶テレビ・スマートフォン・タブレット端末などの送料無料対象品目と同こんして送ったものは、すべて回収費用と送料が無料になります。壊れているものでもダンボールに詰めて送るだけで無料回収できるのでぜひご利用ください。
6-3．パソコンのデータ消去も依頼できる
パソコン処分本舗では、パソコンのデータ消去代行サービスもおこなっています。事務所で使用していたパソコンには機密情報などの大切なデータが含まれているため、そのまま処分すると流出する恐れがあるでしょう。自分たちで確実に消去する自信がない場合は、ぜひご依頼ください。
7．事務所の片付けに関するよくある質問
「事務所の片付けをしたい」という人が感じる疑問とその回答をまとめました。
Q．事務所の片付けをするメリットを教えてください。
A．必要なものがどこにあるのかすぐわかるようになるため、作業効率がアップします。また、身の回りがきちんと整理されているのでストレスが減り、モチベーションも上がるでしょう。
Q．少しでも高く買取してもらうためのポイントは何ですか？
A．きれいに掃除しておくこと・付属品をそろえること・買取先を比較して選ぶことなどをおすすめします。
Q．事務所の片付けをするならどの時期が最適ですか？
A．業種によって忙しい時期は異なるので一概にはいえませんが、年末年始や年度末などは仕事が立て込むことが多いのでおすすめできません。片付けの際には身体も動かすので春や秋など気候の落ち着いているときを選ぶとよいでしょう。
Q．事務所のデスクがすぐ散らかってしまいます。どうすれば片付いた状態をキープできるのでしょうか？
A．デスクの上にはできるだけものを置かないようにし、引き出しの中などの定位置に戻すよう心がけてください。1日の最後にはデスクの上をリセットすることを習慣づけましょう。
Q．不用品回収業者を選ぶ際にチェックすべきポイントを教えてください。
A．豊富な実績があるか・廃棄物収集運搬業や古物商の許可を持っているか・料金体系は明確か・丁寧でスピーディーな対応かなどをチェックしましょう。
まとめ
事務所を片付ける前の準備や片付けの手順・片付けで出た不用品の処分方法などを詳しくご紹介しました。事務所は自宅に比べて散らかりやすく、片付けるのが難しいといわれています。散らかった状態だとストレスがたまりやすく仕事の効率も悪くなるため、片付けのコツや注意点を知っておきましょう。ぜひこの記事を参考に、事務所の片付けをスムーズに進めてください。
