オフィスを移転する前に知っておきたい基礎知識・注意点について

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オフィスの移転には準備期間が必要です。
準備期間のうちにしっかり整理しておかなければ、移転後に何かと困ってしまいます。新しいオフィスで仕事をスタートするためにも、オフィス移転のポイントを把握しておきましょう。
これから、オフィス移転の準備や注意点、不用品を処分する方法について詳しく説明します。

目次

  1. オフィス移転の準備
  2. オフィス移転の注意点
  3. 不用品を処分する方法
  4. まとめ

1.オフィス移転の準備

現在のオフィスを新しいオフィスに移転するとき、準備することがたくさんあります。準備をきちんとしておかなければオフィス移転に失敗してしまうでしょう。
失敗しないためにも、準備しておきたい内容を把握してください。

1‐1.現在の問題点と新しいオフィスでのレイアウト

オフィス移転を準備する際、まずは現在オフィスでの“問題点”をあげてください。
現在のオフィスで困っていることを1つずつピックアップしていきましょう。
問題点を放置しておけば新しいオフィスでも問題を引き継いでしまいます。
新しいオフィスでスムーズに仕事をするため、問題点が解決するオフィスかどうか考えましょう。
そして、問題点が解決するレイアウトを心がけてください。
新しいオフィス家具はもちろん、パーティションの位置を確認しながらレイアウトを決めていきましょう。
特に、レイアウトでは“人の動き”を意識することが大切です。
業務が効率的に作業できるよう、人が動きやすいレイアウトにすることが大切なポイントになります。

1‐2.電気や配線、通信の変更を考える

オフィス移転の準備でチェックしておきたいのは“電気”や“配線”、“通信の変更”です。
移転には必ず電気配線の工事が必要になります。
しっかり工事のスケジュールを立てておかなければ後で問題になってしまうのです。
オフィス移転にともなって電話番号が変更になる可能性もあるでしょう。
電話番号の変更は、取引先や大切な顧客にも伝えていかなければなりません。変更はできるだけ早めに対応してください。
特に、インターネットに関しては工事が1か月ほどかかることもあります。
オフィスの構図によっては配線に時間がかかるのです。オフィス移転のスケジュールでは、電気関係も考えてください。

1‐3.スケジュールをより細かく計画する

オフィス移転における準備は“スケジュール計画”が大切です。
実際の引っ越し日までにスケジュールを計画してくださいね。
理想は移転6か月前からスケジュールを立てることです。
6か月前には現在のオフィスの解約予約をしておきましょう。
そして、新しいオフィスを決めてください。移転5か月・4か月前には工事の見積もり、移転スケジュールの確定、レイアウトの確認が大切になります。
移転3か月前には、最低でもレイアウトを決定しなければなりません。内装や設備の工事も3か月前に予約しておきましょう。
移転1か月後には物件の引き渡しをするため、現在のオフィスをキレイにしてくださいね。取引先への連絡も1か月前にはしておきたいものです。

2.オフィス移転の注意点

2‐1.新しいオフィスに求めるものを明確にする

オフィス移転は時間とお金がかかるものです。
実際に移転する前に注意点をチェックしておきましょう。
オフィスを移転する前に、新しいオフィスで求めるものを明確にしてください。新しいオフィスでは何を求めるのか、社員が何を必要としているのか調査しましょう。
そして、明確にした後は“優先順位”を決めることが大切です。
優先順位を決めておけば、新しいオフィスが快適な空間になります。
たとえば、“駅が近い場所”、“立地条件”、“社員の人数”など企業によってさまざまです。自分たちにとって今何が必要なのか、オフィス移転前にピックアップしてくださいね。

2‐2.旧オフィスの原状回復を忘れない

つい新しいオフィスにばかり目を向けてしまいますが、旧オフィスの原状回復を忘れてはいけません。
故意に傷つけてしまった部分や汚れ、ホコリは丁寧に掃除しておきましょう。
キレイに掃除しなければ契約違反になる可能性もあります。
しかし、オフィスによって原状回復の内容が異なるものです。
原状回復をどこまですれば良いのか契約している管理会社に問い合わせてください。
そして、しっかり確認することが大切です。新しいオフィスで気持ちよく仕事が始まるように、旧オフィスへの感謝も必要不可欠になります。
できるだけ、移転前から原状回復に向けて行動してくださいね。

3.不用品を処分する方法

3‐1.移転前に要らないものを処分する

新しいオフィスへの移転前に、要らないものを処分してください。
不要になったオフィス用のデスクやイス、ソファー、パーティションなど不用品をすべて処分したほうが効率的です。
移転前に要らないものを処分しなければ、新しいオフィスがごちゃごちゃになってしまいます。
せっかく新しい場所に移転するのですから、できるだけキレイな状態で仕事を始めたいですよね。
今、オフィスにあるものを必要最低限にすることで、新しいオフィスも見違えるようにスッキリしますよ。
移転前にものをダンボールに詰めるとき、引っ越しの用意をするときに、「必要なもの」「要らないもの」にわけてください。

3‐2.不用品回収業者を利用する

スッキリとした新しいオフィスにするため、不用品をすべて処分してください。
オフィス移転で出てくる不用品は多くなってしまうものです。
増えてしまった不用品の処分方法に困ることも多いでしょう。
そこで、ぜひ利用してもらいたいのが“不用品回収業者”です。
わざわざお店に運ぶ必要がなく、オフィスまで不用品を回収しにきてくれます。大量の不用品でも一気に処分してくれるのは非常に効率的です。
また、不用品回収業者の中には“買い取り”をしてくれるところもあります。
まだ、使える不用品であれば買い取ってくれるので安心です。
買い取ってくれるものがあれば、処分費用もかからないでしょう。不用品が効率的に処分できます。
買い取ってもらえるかどうか、まずは1度業者に問い合わせてください。
そして、依頼する前に「見積書」を確認しましょう。
見積書をきちんと確認することで、安心して依頼できます。
業者の中には不正を働くところもあるので、事前の確認が何より大切ですよ。

4.まとめ

オフィス移転の準備や注意点、不用品の処分方法について説明しましたが、いかがでしたでしょうか。
普通の業務を続けながらオフィス移転をするのは本当に大変です。
しかし、あらかじめスケジュールをきちんと立てておけばスムーズにすすめることができます。最低でもオフィス移転6か月前から行動を始めてください。
時間に余裕を持って行動することが大切です。

  • 現在の問題点と新しいオフィスでのレイアウトを決める
  • 電気や配線、通信の変更を考える
  • スケジュールをより細かく計画する
  • 新しいオフィスに求めるものを明確にする
  • 旧オフィスの原状回復を忘れない
  • 移転前に要らないものを処分する
  • 不用品回収業者を利用する

以上のポイントは要チェックです。
オフィス移転におけるポイントを踏まえて、スケジュールを立ててくださいね。
そして、要らない不用品を処分することも大切な要素になります。
要らないものはすべて旧オフィスにいるうちに処分してください。

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