経営者必見!オフィス移転の際に知っておきたいポイントまとめ

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事業を動かしていれば、事業拡大・人員増強に伴ってオフィスを移転する機会もあるでしょう。経営者にとっては、まさに栄光の瞬間です。

しかし、オフィスの移転作業は人生でそう何回も携わるものではありません。ふだんの業務に忙殺されていれば、移転準備の方法など考えたこともないのでは?

こちらでは、そんな経営者の皆さんに向けてオフィス移転の手順を解説することにしました。

  1. オフィス移転を決めたら、まず何をするか?
  2. オフィス移転を勧める際の注意点!
  3. 古い什器(じゅうき)・パソコンの処分方法を考える!

1.オフィス移転を決めたら、まず何をするか?

オフィスの移転は根気のいる作業です。移転完了までにはいくつものハードルを越えなければいけません。移転を決めたら、すぐに動き始めないと予定どおりに移転するのは難しいでしょう。起業した時の行動力を思い出し、初動を早めるのがポイントです。

1-1.解約予告期間に注意!

最初にチェックしたいのは、旧オフィスの解約予告期間です。解約を通知してからも、解約予告期間が経過するまでは賃料が発生します。

一般的な期間は6か月なので、解約を通知してから6か月は賃料の支払い義務がある…ということになるでしょう。なので、コストを抑えるためには6か月経過のギリギリまで旧オフィスで業務を行い、しかし、6か月を超過することなく新オフィスに移転を終えるのがベストです。

ちなみに、6か月の期間内に移転を終えるというのは、確実に旧オフィスの原状回復までを完了する…という意味になります。万一、期間を超過すると違約金が発生する恐れもあるので、スケジューリングは徹底してください。

1-2.具体的なスケジューリング!

さて、移転日を決めると同時に、移転スケジュールを決めなければなりません。移転完了までには6か月ほど要します。

新オフィスの物件を決めたら、すぐに社内レイアウトを決定しましょう。1人あたりの面積、収納スペースの調整、応接室・会議室・受付の配置など、細かい部分まで詰めてください。新しい什器(じゅうき)を導入するなら、その置き場なども考慮しましょう。レイアウトは移転5か月前までに決定します。

その後、移転4か月前までに取引先への移転通知を出し、さらに新オフィスで必要な什器(じゅうき)などの発注も終えてください。直前になってバタバタしないためには、早め早めの行動が不可欠です。

さらに、2か月前には新オフィスの内装工事を施工し、什器(じゅうき)の搬入まで終えましょう。2か月間は旧オフィス・新オフィスの双方に賃料が発生しますが、移転の円滑に進めるためには仕方のないコストと考えてください。ここを3か月以上にはせず、しかし2か月は確保するのがポイントです。

最終的に移転の2週間前までに内装工事が終わり、必要な機材を搬入し、事務処理まで終わっていれば問題ないでしょう。

2.オフィス移転を勧める際の注意点!

オフィス移転の際に注意するべきことはたくさんありますが、特に気をつけるべきポイントを以下にまとめます。経営者であれば、必要な什器(じゅうき)の発注などは言われるまでもなく完遂できるでしょう。むしろ、もっと基本的な部分でミスをする可能性が高いのです。

2-1.新オフィスの電気事情は大丈夫?

レイアウトの最適化を考える上で忘れがちなのが、電源関係です。必要な電化製品の電源は取りやすい位置にありますか?置き場を決めてから焦るのは時間の無駄ですから、きちんとコンセントの位置を確認してください。

オフィスの床が延長コードだらけでは美観を損ないますし、足を引っかけて転ぶ恐れもあるでしょう。なるべくコンセントの近くに電化製品を配置できるよう配慮してください。

また、電気容量にも注意が必要。オフィスのブレーカーが落ちるようでは業務に支障をきたします。大量の電化製品を同時使用しても、容量に余裕が残るよう計算しておきましょう。

2-2.社内の間仕切りと空調の関係

オフィスのフロアを仕切る際、空調との位置関係を考慮してください。仕切られた場所に空調の風が届かないと、そのコンパートメントは極めて不快指数の高い場所になってしまいます。

きちんと、すべての場所に空調の風が届くかどうかチェックしてください。特に外部の方を招く応接室などは、常に快適な温度を保てるよう配慮する必要があります。

2-3.間仕切りが社員の動線を阻害しないか?

もちろん、空調だけでなく、仕切りが社員の動線を妨害しないか…など考えることはたくさんあります。社内の間仕切りをどうするかは、業務効率に多大な影響を与えると肝に銘じましょう。

経営者の目線だけでなく、社員の立場で考えることが重要です。あらゆる社員が日頃、どのように動いているかを検証し、間仕切りが動線を遮らないか確認してください。会社は仕事をする場所ですから、社員が快適に働けるよう配慮するのが経営者の努めです。

3.古い什器(じゅうき)・パソコンの処分方法を考える!

オフィスを移転するのであれば、多くの方が“この機会に古くなった機材を買い替えよう”と考えるのではないでしょうか?せっかくオフィスを新しくするなら、機材を入れ替えてオフィス全体をリフレッシュしたい…と考えるのが自然な流れです。

しかし、什器(じゅうき)・パソコンは購入だけでなく、処分にも費用がかかります。特にオフィスの不用品は事業ごみの扱いになるので、処分費用が高くなりがち。家庭ごみの処分費用には税金が投入されますが、事業ごみの処分費用はすべて事業所の負担になるからです。

こういった経緯を踏まえると、ごみとして廃棄するより、不用品回収業者に引き取ってもらう方法がおすすめと言えます。分別などは業者任せでOKですし、一部の回収業者は、まだ使える備品を買い取ってくれるからです。さすがにトータルでプラスになる…という可能性は低いですが、処分費用を軽減するくらいの効果は期待できるでしょう。

まとめ

以上、経営者がオフィスを移転する際の準備手順・注意点でした。

  1. オフィス移転を決めたら、まず何をするか?
  2. オフィス移転を勧める際の注意点!
  3. 古い什器(じゅうき)・パソコンの処分方法を考える!

入念に計画を立て、早めに準備を始めれば、スムーズに移転完了することは難しくありません。ぜひ、広くてピカピカのオフィスで会社の業績をさらに飛躍させてくださいね!

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