経営者必見!オフィス移転の際に知っておきたいポイントまとめ

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事業を動かしていれば、事業拡大・人員増強に伴ってオフィスを移転する機会もあるでしょう。経営者にとっては、まさに栄光の瞬間です。

しかし、オフィスの移転作業は人生でそう何回も携わるものではありません。ふだんの業務に忙殺されていれば、移転準備の方法など考えたこともないのでは?

こちらでは、そんな経営者の皆さんに向けてオフィス移転の手順を解説することにしました。

  1. オフィス移転を決めたら、まず何をするか?
  2. オフィス移転を勧める際の注意点!
  3. 古い什器(じゅうき)・パソコンの処分方法を考える!

1.オフィス移転を決めたら、まず何をするか?

オフィスの移転は根気のいる作業です。移転完了までにはいくつものハードルを越えなければいけません。移転を決めたら、すぐに動き始めないと予定どおりに移転するのは難しいでしょう。起業した時の行動力を思い出し、初動を早めるのがポイントです。

1-1.解約予告期間に注意!

最初にチェックしたいのは、旧オフィスの解約予告期間です。解約を通知してからも、解約予告期間が経過するまでは賃料が発生します。

一般的な期間は6か月なので、解約を通知してから6か月は賃料の支払い義務がある…ということになるでしょう。なので、コストを抑えるためには6か月経過のギリギリまで旧オフィスで業務を行い、しかし、6か月を超過することなく新オフィスに移転を終えるのがベストです。

ちなみに、6か月の期間内に移転を終えるというのは、確実に旧オフィスの原状回復までを完了する…という意味になります。万一、期間を超過すると違約金が発生する恐れもあるので、スケジューリングは徹底してください。

1-2.具体的なスケジューリング!

さて、移転日を決めると同時に、移転スケジュールを決めなければなりません。移転完了までには6か月ほど要します。

新オフィスの物件を決めたら、すぐに社内レイアウトを決定しましょう。1人あたりの面積、収納スペースの調整、応接室・会議室・受付の配置など、細かい部分まで詰めてください。新しい什器(じゅうき)を導入するなら、その置き場なども考慮しましょう。レイアウトは移転5か月前までに決定します。

その後、移転4か月前までに取引先への移転通知を出し、さらに新オフィスで必要な什器(じゅうき)などの発注も終えてください。直前になってバタバタしないためには、早め早めの行動が不可欠です。

さらに、2か月前には新オフィスの内装工事を施工し、什器(じゅうき)の搬入まで終えましょう。2か月間は旧オフィス・新オフィスの双方に賃料が発生しますが、移転の円滑に進めるためには仕方のないコストと考えてください。ここを3か月以上にはせず、しかし2か月は確保するのがポイントです。

最終的に移転の2週間前までに内装工事が終わり、必要な機材を搬入し、事務処理まで終わっていれば問題ないでしょう。

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