事務所の移転で忘れてはいけない5つのポイント

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事務所の移転は、会社の信用をアップする絶好のチャンスです。逆に、移転の準備や手続きがうまくいかなければ、経営へのダメージとなります。心機一転した環境で新事務所をスタートできるなら、社員のモチベーションも高まるはずです。それでは、よい準備で事務所の移転をするために、忘れてはいけない5つのポイントをご紹介します。

  1. 事務所移転の準備
  2. 事務所移転の案内を忘れずに
  3. 事務所移転の落とし穴
  4. 移転を会社のプラスにするために
  5. 不用品の処分方法

1.事務所移転の準備

1-1.分別には時間をかけよう

事務所の移転は会社の持ちものを見直すよい機会です。不要なものを新しい事務所に運ぶなら時間や費用もかかり、効率がよくありません。ですから、事前に時間をかけて、必要なものと不要なものを分別しましょう。会社のイベントで使ったものや廃棄してよい資料なども多いはずです。書類は早めに電子データにするかスキャンをしましょう。

1-2.移転対応のチームをつくろう

すべての社員が移転の準備をするのは効率がよくありません。本来の業務に支障がでます。そのため、社内で移転対応をするチームをつくってください。チームは持ちものの分類や必要書類のスキャン、購入するオフィス家具の見直しなどを担当します。そうすれば、業務に支障なく、準備をすすめていけるはずです。

1-3.重要なものは最初からマークしよう

移転では、大切な書類が紛失する危険があります。特に、パソコンソフトのライセンスやロッカーの鍵などは紛失しやすいものです。移転対応のチームに、重要物の管理をしっかり依頼しましょう。間違って廃棄しないためにも、重要物のリストアップは大切です。

2.事務所移転の案内を忘れずに

2-1.事前の案内は十分前もって

事務所移転について、顧客への連絡をていねいに行いましょう。事務所の移転が原因で顧客が減ってはいけません。少なくとも3か月前から、顧客への事務所移転の連絡をしてください。大切な顧客には移転によるメリットも伝えましょう。移転後の再度のあいさつと新社屋の紹介も忘れてはいけません。

2-2.キャンペーンで客をつかもう

不特定の客が来る店舗や事務所なら、6か月以上から移転を知らせてください。移転を知らせるパンフレットを十分用意しましょう。パンフレットに、移転後のキャンペーンや特別割引チケットなどをつけるのもおすすめです。移転によって顧客が減ってはいけません。上手に顧客をつなぐためのキャンペーンを検討してください。

2-3.メールでの連絡の注意点

一斉メールでの移転連絡には気をつけましょう。安易な方法に流れてはいけません。ビジネスは人と人とのつながりです。大切な取引先や顧客には、直接会って移転を伝えましょう。移転対応チームにこの対応を依頼するのもおすすめです。

3.事務所移転の落とし穴

3-1.電話番号の変更に注意しよう

移転によって電話番号は変えないのが最善です。とはいえ、事務所の移転が遠い距離になるなら、番号の変更はやむを得ません。そのため、事務所移転の前からフリーダイヤルやIP電話への変更を検討しましょう。移転後すぐに古い事務所の電話番号がつながらないのはよくありません。半年は転送サービスを活用して、古い電話番号へかかってきた電話も逃さないようにしましょう。

3-2.オンライン環境は事前に整えよう

インターネット環境が不十分なら、仕事に大きな支障がでます。ですから、事務所の移転後すぐにインターネットを使えるようにしましょう。契約によっては、インターネット契約の移転は電話の移転と一緒に行う場合もあります。そのため、インターネット回線の準備が前もってできないなら、一時的に無線Wi-Fiを使うのもおすすめです。

3-3.各種届け出も忘れずに

法務局や税務署など官公庁への移転届け出も忘れてはいけません。移転に必要な書類は、たいてい共通しています。届け出をまとめて行うなら手間が半減するはずです。所属団体への住所変更の手続きなども時間がかかります。移転対応チームにまかせましょう。

4.移転を会社のプラスにするために

4-1.顧客を新たにつかもう

事務所の移転は、事業を拡大するチャンスにしましょう。移転ではさまざまな会社や取り引きが生じるはずです。その後、お互いに協力できるよい関係をつくりましょう。新たな依頼を受けるためだけではなく、協力関係を持てるビジネス関係をつくってください。その対応にも事前準備が大切です。

4-2.近所へのあいさつ

新しい事務所では、新たな近所付き合いが生まれます。ビジネスは人と人との関係です。業種が違うように思えても、思わぬビジネスチャンスが潜んでいるかわかりません。一般住宅の家にも、何かのビジネスをしている人が住んでいるのです。特に、引っ越しの前後はトラックの行き来も増え、何かと迷惑をかけるでしょう。近隣にはていねいにあいさつをし、よい人間関係をつくりましょう。最初がなにより肝心です。

4-3.社員のペースを落とさない

事務所の移転が社員の負担になってはいけません。新しい事務所の使い始めは、使い勝手がなれず、何かと不便があるでしょう。社員の意見も柔軟に聞き、使いやすい事務所の配置を考えてください。社員が働きやすい事務所なら、効率も上がり、売り上げ向上につながるはずです。

5.不用品の処分方法

5-1.不用品を見きわめよう

事務所を移転するときは、不用品の廃棄が必要になります。まずは、十分に時間をかけて事務所の中にあるものを分類してください。重要なものを別にとりわけましょう。必要かどうかわからないものは、新しい事務所へ持っていかないでください。箱に入れて、倉庫にしまっておきましょう。半年使わないなら、思いきって処分します。

5-2.不用品回収業者へ依頼しよう

不要なものは、不用品回収業者に回収を依頼しましょう。古いパソコンやオフィス家具など、不用品と思うものでも、よい状態であれば買い取りも期待できます。早めに不用品回収業者へ連絡して、見積もりをしてもらい、この機会にオフィス家具の買い替えを検討するのもおすすめです。

5-3.社員の負担を軽くしよう

事務所の移転に必要なすべての作業を社員に依頼するのはおすすめできません。社員は本来の業務に専念するほうが効率がよいでしょう。なれていない仕事をするなら、ケガの危険もあります。不用品の処分はプロの業者に依頼しましょう。全体作業の時間削減にもなります。

まとめ

いかがでしたか?事務所の移転を成功するには、事前の準備が大切です。移転の準備には行うことはたくさんあります。移転対応のチームをつくりましょう。顧客を逃さないためにしっかりと連絡をしてください。新しい事務所の近所にもしっかりあいさつしましょう。準備をしっかり行うなら、新たな事務所を中心としたビジネスチャンスが大きくなります。また、事務所の移転は会社の持ちものを見直す絶好の機会です。不用品を見きわめて、処分しましょう。