退職者が使っていたパソコンはどう処分する？回収・データ消去の流れを解説

「退職者が使っていたパソコンが社内に残っている」「何台かたまってきたので、まとめて回収・処分したい」と考えていませんか？

退職者が使用していたパソコンは、使う人がいなくなったからといって、すぐに廃棄できるとは限りません。

会社で購入したパソコンなのか、リース・レンタル品なのかを確認したうえで、必要な業務データやアカウントの整理、次の利用者へ引き継ぐかどうかを判断する必要があります。

再利用しないことが決まったパソコンは、データを適切に処理したうえで、メーカー回収やパソコン専門の回収サービスなどを利用して処分します。

退職者が使っていたパソコンは、「退職者から返却されたらすぐ処分」ではなく、「所有関係→データ・アカウント→再利用の有無→回収」の順に整理すると進めやすくなります。

この記事では、退職者が使っていたパソコンを処分する前の確認事項、データやアカウントの整理、再利用の判断、古い・故障したPCをまとめて回収する方法までご紹介します。

退職者が使っていたパソコンはすぐ処分してよい？
退職者PCを処分する前のデータ・アカウント整理
退職者が使っていたパソコンの処分方法
退職者PCが複数台たまっている場合の回収方法

退職者が使用していたPCを処分するときは、特に次の4点を確認しておきましょう。

所有関係→会社購入品かリース・レンタル品か確認する
業務データ→必要な情報を引き継いでから処分する
アカウント→メールやクラウドなどの利用権限を整理する
回収方法→処分台数に合わせて宅配・持ち込み・出張を選ぶ

パソコンが社内へ戻ってきたことと、その端末を処分してよいことは別です。まずは「残すPC」と「処分するPC」を分けてみましょう。

1．退職者が使っていたパソコンはすぐ処分してよい？

退職者が使用していたパソコンが返却されると、空いたデスクや倉庫へそのまま置かれていることがあります。

新しい社員へ渡す予定がなければ不要品に見えますが、処分へ進む前にいくつか確認しておきたいことがあります。

1-1．会社所有のパソコンか確認する

最初に確認するのは、そのパソコンを会社側で処分できるかどうかです。

会社が購入した端末であれば、社内で処分方法を決められます。一方、リースやレンタルで使用しているパソコンは、契約先への返却が必要になる場合があります。

退職者が使っていたという理由だけで、すべて会社所有とは限りません。

判断できない端末があれば、次の情報を確認してみてください。

資産管理番号
購入履歴
リース・レンタル契約書
端末管理台帳
本体に貼られている管理シール

リース品を自社所有PCと一緒に回収へ出してしまわないよう、所有関係が分からない端末は「確認が必要」として分けておきます。

リース満了時のパソコンについては、契約内容や返却条件を確認したうえで対応してください。

1-2．再利用する端末と処分する端末を分ける

会社所有だと確認できても、すぐ処分する必要があるとは限りません。

比較的新しいパソコンであれば、後任者や新入社員へ引き継いだり、予備機として保管したりできる場合があります。

一方で、次のような端末は処分候補として整理しやすいでしょう。

年数が経過して今後使用する予定がない
故障して電源が入らない
業務に必要な性能を満たしていない
同じような予備機が何台も余っている
修理してまで再利用する予定がない

端末ごとに「再利用」「保管」「処分」「所有関係を確認」に分けるだけでも、倉庫に残っているPCを整理しやすくなります。

退職者PCを見つけるたびに処分するのではなく、一度一覧にして今後使うかどうかを決めると、不要な端末だけをまとめて回収へ出せます。

2．退職者PCを処分する前のデータ・アカウント整理

退職者が使用していたパソコンには、本人が作成した資料だけでなく、顧客情報、取引先とのメール、社内文書、業務システムへのログイン情報などが残っている可能性があります。

そのため、「不要なパソコンだから初期化する」とすぐに作業を始めるのではなく、必要な情報を確認してからデータ処理へ進みます。

2-1．必要な業務データを引き継ぐ

まず、退職後も会社で必要になるデータが残っていないか確認します。

たとえば、次のような情報です。

顧客や取引先に関する資料
進行中の案件データ
見積書・請求書などの業務文書
社内共有が必要なファイル
メールや連絡先
業務ソフトに保存されたデータ

必要な情報がパソコンのローカル環境だけに保存されている場合は、社内のルールに沿って共有サーバーや後任者の環境などへ移します。

利用者が退職した直後にパソコンを初期化してしまうと、引き継ぐべきデータまで消してしまう可能性があります。

まずは担当部署や後任者と確認し、「残すデータ」と「不要なデータ」を分けるところから始めましょう。

2-2．メール・クラウドなどのアカウントを停止する

退職時に整理するのはパソコン本体だけではありません。

退職者に付与していたメール、クラウドサービス、VPN、社内システムなどの利用者IDやアクセス権限も確認します。

IPAの「組織における内部不正防止ガイドライン」では、雇用終了時に情報資産の返却または完全消去を確認するとともに、元役職員へ付与していた情報システムの利用者IDや権限を削除することが示されています【注1】。

テレワークのために付与していた権限も対象です。

端末が会社へ戻っただけで安心せず、システム側に不要な権限が残っていないかも確認しておきましょう。

2-3．処分するPCのデータを消去する

再利用しないことが決まったパソコンは、回収・廃棄の前に記録媒体に残っているデータをどう処理するか決めます。

個人情報保護委員会では、利用する必要がなくなった個人データについて、復元不可能な手段で消去する必要があると注意喚起しています。また、消去作業を外部へ委託する場合は、委託先に対する必要かつ適切な監督が必要です【注2】。

特に顧客情報や従業員情報を扱っていたPCでは、ファイルをごみ箱から削除しただけで処分するのは避けましょう。

自社でデータ消去を行う方法のほか、データ消去まで対応しているパソコン回収サービスへ任せる方法もあります。

社内ルール上、処分した記録を残す必要がある場合は、データ消去証明書の発行に対応しているかも確認しておくとよいでしょう。

退職者PCの処分では、「パソコンを手放す」前に、必要データの引き継ぎと不要なアクセス権の整理を終えることが先です。

3．退職者が使っていたパソコンの処分方法

会社所有で、再利用しないことが決まったパソコンは、状態や台数に合った方法で処分します。

まだ使用できるPCと、古い・故障したPCでは向いている方法が異なります。

3-1．再利用・買取できるか確認する

まだ正常に動作し、比較的新しいパソコンであれば、社内での再利用や買取を検討できます。

買取を利用する場合は、査定へ出す前に会社の資産管理上の手続きを済ませ、データ消去の条件も確認してください。

一方で、「売れるかもしれない」という理由だけで長期間保管していると、退職者PCが社内にたまり続けることもあります。

今後利用する予定や査定に出す予定がない端末は、処分対象として整理した方が管理しやすくなります。

3-2．古い・故障したPCは回収サービスを利用する

電源が入らない、古くて買取価格が期待できない、同じようなPCが複数台あるといった場合は、パソコン専門の回収サービスも選択肢です。

処分方法	向いているケース	確認したいこと
社内で再利用	まだ業務で使用できる	初期化、設定、アカウント変更
買取	比較的新しく正常に動く	査定額、データ消去
メーカー回収	メーカーの事業系PC回収を利用したい	申込方法、費用、対象機器
パソコン回収サービス	古いPC・故障PCをまとめて処分したい	送料、回収条件、データ消去

処分方法を選ぶときは、「一台いくらになるか」だけでなく、梱包や運搬にかかる手間、故障品への対応、データ消去を任せられるかまで比較すると判断しやすくなります。

パソコン処分本舗では、デスクトップパソコン・ノートパソコンを動作不問で回収しています。古いパソコンや故障して電源が入らないPC、自作パソコンも対象です。

退職者PCの処分は、まだ使える端末まで一律に廃棄せず、再利用できないと判断したPCから回収方法を決めると無駄を減らせます。

4．退職者PCが複数台たまっている場合の回収方法

社員が退職するたびに1台ずつパソコンが戻ってくる会社では、処分時期を決めないまま倉庫へ保管し、数年後には何台もたまっていることがあります。

このような場合は、一台ずつ処分するより、処分対象を一覧にしてまとめて回収へ出す方法を検討できます。

4-1．処分する端末を一覧にする

まず、社内にある不要PCを一度確認します。

管理表には、次のような項目があると整理しやすくなります。

メーカー・型番
資産管理番号
以前の利用者や部署
会社所有かどうか
電源が入るか
必要データの確認が済んでいるか
データ消去を自社で行うか
データ消去証明書が必要か

すでにHDDやSSDを取り外して保管している端末がある場合は、その状態も記録しておくと回収時に確認しやすくなります。

最初からすべての端末を細かく調べるのが難しければ、「処分してよい」「確認が必要」の2つに分けるところから始めても構いません。

4-2．宅配・持ち込み・出張回収を使い分ける

パソコン処分本舗では、宅配回収・持ち込み回収・条件付きの出張回収に対応しています。

回収方法	利用の目安
宅配回収	全国から数台ずつ発送したい
持ち込み回収	指定場所まで直接運べる
出張回収	関東近県で送料無料対象品が15台以上ある