パソコン廃棄のデータ消去証明書とは？記載内容・必要なケース・発行方法を解説
2026/08/04
「会社のパソコンを廃棄するとき、データ消去証明書は必要？」「証明書には何が書かれている？」「データを消したという記録を残したいけれど、どう依頼すればよい？」と迷っていませんか？
データ消去証明書は、パソコンそのものを廃棄したことではなく、HDDなどの記録媒体に対してデータ消去作業を行ったことを確認するための書類です。
法人では、顧客情報や従業員情報、取引先の資料などを保存していたパソコンを処分することがあります。そのため、回収先へパソコンを渡した記録だけでなく、「内部のデータをどのように処理したか」を残したいケースもあるでしょう。
ただし、パソコンを廃棄するすべての人・法人に、データ消去証明書の取得が一律で義務付けられているわけではありません。扱っていた情報、社内規程、取引先との契約などを確認して必要性を判断します。
データ消去証明書は、「パソコンを捨てた証明」ではなく、「記録媒体にデータ消去を行った記録」として考えると分かりやすくなります。
この記事では、パソコン廃棄時のデータ消去証明書とは何か、記載される内容、取得を検討したいケース、パソコン処分本舗での料金や申し込み方法まで詳しくご紹介します。
データ消去証明書について確認するときは、特に次の4点を整理しておきましょう。
- 目的→パソコンの廃棄ではなく、データ消去の記録を残す書類
- 対象→どのパソコン・記録媒体について証明書が必要か決める
- 方法→論理的消去か物理的破壊かを確認する
- 発行条件→料金・必要書類・発行までの期間を確認する
複数台を処分する場合は、すべてのPCに証明書を付けるのか、必要な端末だけにするのかを回収前に決めておくと手続きが進めやすくなります。
1．パソコン廃棄時のデータ消去証明書とは？
パソコンを廃棄するときに使われる「証明書」には、いくつか種類があります。
その中でもデータ消去証明書は、情報管理のために利用される書類です。
1-1．パソコンの廃棄証明書とは役割が違う
データ消去証明書と、パソコンを廃棄・回収したことを示す書類は、同じものではありません。
| 書類 | 主に確認する内容 |
|---|---|
| 引取・回収に関する書類 | パソコンを回収先へ引き渡したこと |
| 処理完了・資産滅却に関する書類 | 機器の処理や再資源化が完了したこと |
| データ消去証明書 | 記録媒体に対してデータ消去作業を行ったこと |
たとえば、会社の固定資産として登録しているパソコンを処分したことを確認したい場合と、そのパソコンに入っていたデータを消去したことを確認したい場合では、必要になる記録が異なります。
そのため、「廃棄証明書が欲しい」とだけ伝えるのではなく、何を証明する書類が必要なのかを整理してから回収先へ確認する方が確実です。
法人のパソコン廃棄で使われる証明書全般については、別記事の「法人のパソコン廃棄で証明書は必要？」でも詳しく解説しています。
1-2．データ消去証明書が必ず必要とは限らない
パソコンを廃棄するからといって、すべてのケースでデータ消去証明書を取得しなければならないわけではありません。
証明書が必要かどうかは、次のような条件によって変わります。
- 社内の情報セキュリティ規程
- 固定資産・備品の管理ルール
- パソコンに保存していた情報
- 顧客や取引先との契約条件
- 監査時に必要となる記録
- データ消去を自社で行うか外部へ委託するか
個人情報保護委員会は、個人データを利用する必要がなくなって消去する際には、復元不可能な手段で消去する必要があると注意喚起しています。また、消去を外部へ委託する場合には、委託先に対する必要かつ適切な監督が必要です【注1】。
一方で、一般的なパソコン廃棄について「必ずデータ消去証明書という名称の書類を取得する」と一律に定められているわけではありません。
証明書を取るかどうかは、「法人だから」だけで決めず、扱っていた情報と自社の管理ルールから判断しましょう。
2．データ消去証明書には何が記載される？
データ消去証明書を利用する場合は、書類の名称だけでなく、どの情報が記載されるかを確認します。
記載内容はサービスによって異なりますが、パソコン処分本舗のデータ消去証明書では、データ消去を行った作業日、消去方法、HDDの型番、シリアルナンバーが記載されます。
2-1．作業日・消去方法・HDD情報を確認できる
パソコン処分本舗の証明書で確認できる主な内容は次のとおりです。
| 記載項目 | 確認できること |
|---|---|
| 作業日 | データ消去を実施した日 |
| 消去方法 | どの方法でデータ処理を行ったか |
| HDDの型番 | 消去対象となった記録媒体の情報 |
| シリアルナンバー | 対象となったHDDを識別する情報 |
ここで注意したいのは、パソコン本体とHDDの情報を同じものだと思わないことです。
会社で管理しているPC本体の資産管理番号と、証明書に記載されるHDDのシリアルナンバーは別の情報です。
複数台を廃棄する場合は、社内の端末一覧と証明書を後から照合できるよう、処分前に対象PCを整理しておくと管理しやすくなります。
2-2．論理的消去と物理的破壊がある
データ消去には、記録媒体を再利用できる状態でデータを消去する方法と、記録媒体そのものを物理的に破壊する方法があります。
パソコン処分本舗では、回収したHDDの状態やその後の取り扱いに応じて、論理的消去機と物理的破壊機を使用しています。
| 方法 | 概要 |
|---|---|
| 論理的消去 | 専用機器を使って記録されたデータを消去する |
| 物理的破壊 | 専用機器でHDDを物理的に破壊し、読み取りできない状態にする |
「物理的に破壊したことまで記録として確認したい」という場合には、写真付きのデータ消去証明書を利用する方法があります。
どちらが適しているかは、記録媒体の状態や社内の情報管理方針によって異なります。
なお、パソコン処分本舗の公式ページでは、証明書発行料金を「HDD1台につき」と案内しています。SSDなどHDD以外の記録媒体について証明書を希望する場合は、発送前に対応可否を確認しておくと安心です。
証明書を選ぶときは、単に「消去した証明が欲しい」だけでなく、消去方法や物理破壊の記録まで必要かを確認しておきましょう。
3．データ消去証明書を検討したいケース
データ消去証明書が一律に必要ではないとしても、パソコンの用途によっては消去記録を残しておきたいケースがあります。
3-1．顧客情報・従業員情報を保存していた
会社で使用していたパソコンには、さまざまな情報が残っている可能性があります。
- 顧客情報
- 取引先の連絡先
- 従業員情報
- 見積書・請求書
- メール
- 社内文書
- 業務システムから出力したデータ
このような情報を扱っていたPCを外部へ引き渡す場合は、データが適切に処理されたか確認できる方法を決めておく必要があります。
特に、自社でデータ消去を行わず回収先へ任せる場合は、どのような方法で消去するのか、記録を受け取れるのかを事前に確認しておきましょう。
3-2．社内規程や取引先から証跡を求められる
情報セキュリティ規程や廃棄手順の中で、PC処分時に消去記録を保管すると定めている会社もあります。
また、顧客や取引先との契約によっては、機器を廃棄した際のデータ処理について記録を求められることも考えられます。
その場合は、証明書の名称だけでなく、必要な項目が記載されているか確認してください。
たとえば、「PC本体を特定できる管理番号が必要」「記録媒体のシリアル番号が必要」「物理破壊した写真が必要」といった条件があれば、それに対応できるサービスを選ぶ必要があります。
3-3．外部へデータ消去を委託する
自社でデータ消去を行わず、回収事業者などへ作業を任せる場合も、証明書を検討するタイミングのひとつです。
個人情報保護委員会では、個人番号や特定個人情報ファイルを削除した場合、または電子媒体等を廃棄した場合には記録を保存し、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことを証明書等で確認することを示しています【注2】。
これは特定個人情報を扱う場合のガイドラインですが、会社のパソコンを外部へ渡す際に「誰が、どのようにデータを処理したか」を管理する重要性を考えるうえでも参考になります。
一方、家庭で使用していた個人PCなどで社内規程や監査上の証跡が必要ない場合は、証明書まで取得せず、適切なデータ消去のみを利用する選択肢もあります。
まずは、「証明書があると安心だから」ではなく、「その書類を何の確認に使うのか」を決めてみてください。
4．パソコン処分本舗でデータ消去証明書を申し込む流れ
パソコン処分本舗では、回収したパソコンのデータ消去を行っており、通常のデータ消去は無料です。
消去作業の記録が必要な場合は、有料のデータ消去証明書を申し込めます。
4-1．証明書が必要なPCを分ける
複数台のパソコンをまとめて処分する場合は、発送前に証明書が必要な端末を分けてください。
すべてのPCに証明書が必要とは限りません。
たとえば、次のように整理できます。
| 端末 | データ消去 | 証明書 |
|---|---|---|
| 顧客情報を扱っていたPC | 必要 | 社内規程に応じて発行を検討 |
| 証跡を求められているPC | 必要 | 発行する |
| 証明書が不要なPC | 通常のデータ消去 | 発行しない |
パソコン処分本舗では、証明書を希望しない場合でも回収したパソコンの通常のデータ消去を無料で行っています。
そのため、証明書が必要な端末だけオプションを利用する方法もあります。
4-2．依頼書を機器ごとに用意する
データ消去証明書を申し込む場合は、公式サイトから「データ消去証明書発行依頼書」を印刷し、必要事項を記入します。
依頼書は機器1台につき1枚必要です。
複数台に証明書を付ける場合は、対象となる機器の台数分を用意してください。
申し込みは次の流れで行います。
- データ消去証明書発行依頼書を印刷する
- 機器1台ごとに必要事項を記入する
- 対象商品の目立つ場所に依頼書を貼り付ける
- 梱包した箱の外側に「依頼書在中」と記載する
- 返信先を記載した封筒と110円分の切手を同梱する
- パソコンと一緒に発送する
記入漏れがある場合は証明書を発行できないことがあるため、発送前に依頼書を確認しておきましょう。
また、証明書発行の料金は「機器1台」ではなく「HDD1台につき」と案内されています。一方、依頼書は機器1台につき1枚です。複数のHDDを搭載したパソコンなど、通常と異なる構成の場合は事前に確認しておくと手続きしやすくなります。
4-3．証明書の料金と発行までの期間
パソコン処分本舗で現在案内されている料金は次のとおりです。
| 証明書 | 発行事務手数料（税込） |
|---|---|
| データ消去証明書 | HDD1台につき3,300円 |
| HDD物理破壊写真付きデータ消去証明書 | HDD1台につき4,400円 |
通常は、商品到着後2週間〜1か月程度で証明書が郵送されます。
ただし、繁忙期などはさらに時間がかかる場合があります。
証明書と同時に請求書が同封され、料金は後日振り込む流れです。
社内監査や取引先への提出などで証明書が必要になる期限が決まっている場合は、PCの廃棄日だけでなく、証明書が届くまでの期間も考えて早めに準備しましょう。
最新の料金、依頼書、申し込み方法は、パソコン処分本舗のデータ消去・証明書についてをご確認ください。
証明書が必要な場合は、パソコンを発送してから依頼するのではなく、対象端末を決めて依頼書を準備したうえで一緒に送ることがポイントです。
まとめ
パソコン廃棄時に利用するデータ消去証明書についてご紹介しました。
データ消去証明書は、パソコンそのものを廃棄したことを証明する書類ではなく、HDDなどの記録媒体にデータ消去作業を行ったことを確認するための書類です。
すべてのパソコン廃棄で一律に取得する必要があるわけではありません。顧客情報や従業員情報を保存していたか、社内規程で消去記録が必要か、取引先から証跡を求められているかなどを確認して判断します。
パソコン処分本舗のデータ消去証明書には、作業日、消去方法、HDDの型番、シリアルナンバーが記載されます。
現在の発行事務手数料は、通常のデータ消去証明書がHDD1台につき3,300円（税込）、HDD物理破壊写真付きデータ消去証明書がHDD1台につき4,400円（税込）です。
申し込みには、機器1台につき1枚のデータ消去証明書発行依頼書が必要です。依頼書を対象機器へ貼り付け、返信用封筒と110円分の切手を同梱して発送します。
通常は商品到着後2週間〜1か月程度で郵送されるため、証明書の提出期限がある場合は余裕をもって申し込みましょう。
まずは、廃棄予定のパソコンを一覧にして、「通常のデータ消去だけでよいPC」と「証明書が必要なPC」に分けるところから始めてみてください。
パソコン処分本舗では、証明書を発行しない場合でも回収したパソコンの通常のデータ消去を無料で行っています。自社で消去できない古いPCや故障PCについても、データ消去と回収をまとめて検討できます。
